Meebewegen of grenzen stellen? – Vier praktische stappen

Hoe neem je je gesprekspartner serieus, maar geef je wel je eigen grenzen aan? Kan dat eigenlijk wel tegelijk? Verbindend communiceren is nog niet zo eenvoudig. In dit artikel leer je over de Magie van de U en hoe je dit in ieder gesprek kunt toepassen. Zo houd je aansluiting bij de ander en kun je wat je zelf vindt ook op tafel leggen.

Empathie is niet genoeg

Anja is begeleider in de zorg. Ze is erop gericht om cliënten in positie te brengen en zoveel als mogelijk regie te geven over hun eigen leven. Dat vraagt om aandacht hebben voor het specifieke verhaal van iedere cliënt. Anja is als vanzelfsprekend empathisch en uitnodigend. Maar ze merkt dat het niet genoeg is. Er zit spanning op. Haar professionaliteit is immers niet alleen om goed te kunnen aansluiten bij de cliënt. Haar professionaliteit is ook, dat ze vanuit haar expertise en ervaring zichzelf inbrengt. ‘Zodra ik mijn oordeel geef, mis ik de verbinding. Mensen kruipen in hun schulp, vertellen me minder of reageren juist geïrriteerd.’ Het voorbeeld van Anja is herkenbaar: hoe meer je vanuit jezelf inbrengt, des te meer lijk je zo de aansluiting te verliezen.

Het dilemma van elke leidinggevende

Wat hier voor Anja opgaat, geldt ook voor de welzijnswerker, de leraar, de medewerker bij de gemeente en de medewerker bij de woningcorporatie. Het geldt ook voor mezelf. Ik kan nog zo goed open staan en begrip hebben voor de ander; wanneer ik ga beoordelen en opdragen, dreig ik mijn aansluiting met hem te verliezen. Het is een dilemma van elke leidinggevende, die de kracht van medewerkers wil versterken. Wanneer je het vóór hen gaat bepalen, haal je een stuk van hun eigenaarschap weg. Je ontneemt hen dan de regie. Je zegt dan eigenlijk: ‘Jij bent niet oké. Ik weet het beter.’

Het alternatief

Je creëert een alternatief, wanneer je de neiging weerstaat om direct te beoordelen en op te dragen. Het alternatief voor opdragen is delen. Benoemen komt in plaats van oordelen. Je gaat uit van: ‘Jij bent oké.’

Delen doe je door dat, wat je denkt en vindt, in te brengen in de vorm van zorgen, dilemma’s, problemen of uitdagingen. Je komt dus niet met kant en klare oplossingen. Je zegt dus niet wat de ander moet doen. In plaats daarvan maak je de ander deelgenoot van jouw overwegingen. je verkent vervolgens hoe deze overwegingen bij hem aansluiten. Je gaat in gesprek om te bezien, waar dit toe leidt. De combinatie van delen en uitnodigen maakt dat de perspectieven van de ander én van jezelf er allebei toe doen. Dat is een interessante theoretische beschouwing, zou je kunnen zeggen. Maar hoe pak je dat aan in de praktijk?

Verbindend communiceren in vier stappen

De Magie van de U helpt je in vier stappen om verbindend te communiceren. Kijk maar eens:

Stap 1: Niet meer doen: oordelen, uitleggen of met oplossingen komen

Essentieel is dat je voorkomt dat je denkt te weten hoe het zit en wat er nu moet gebeuren. Je vermijdt dat je direct springt naar een oplossing.

Dit zijn opmerkingen die je dan bijvoorbeeld achterwege dient te laten:

• ‘Ik ben het niet met je eens’.
• ‘Volgens mij is dit de oplossing’.
• ‘Ik zal het je nog eens uitleggen’.

In plaat hiervan verdiep je de U. Je daalt af. Dat doe je zo:

Stap 2: Benoemen: Wat is er feitelijk aan de hand?

Het gaat er hier om dat je de belangen die aan de orde zijn met elkaar deelt, open en zonder te oordelen.

Kernvragen die je helpen:

• Welke belangen zijn hier aan de orde?
• Welk gemeenschappelijk doel dreigt onder te sneeuwen?
• Wat zijn hier de feiten?

Hiervoor is het nodig dat je:

• Accepteert in plaats van oordeelt;
• Doorvraagt in plaats van overtuigt;
• Verschillen waardeert.

Concrete vragen die je kun stellen:

• Waarom wil je dit?
• Voor mij is het belangrijk dat…; wat is voor jou belangrijk?
• Zullen we de feiten samen op een rij zetten?

Stap 3: Behoeftes: Wat leeft er?

In deze stap kijk je naar wat er zich onder de waterspiegel afspeelt. Je wisselt het gevoel dat iedereen bij de kwestie heeft uit. Je kent ieders behoefte.

Kernvragen die je helpen:

• Wat zegt je gevoel je?
• Welke waarde staat onder druk?
• Hoe is de onderliggende interactie?

Hiervoor is het nodig dat je:

• Betekenis geeft aan de signalen van je lichaam;
• Je gevoel benoemt;
• Oprecht geïnteresseerd bent in wat er bij de ander leeft.

Concrete vragen die je kunt stellen:

• Wat betekent dit voor je?
• Wanneer zou het voor jou helemaal oké zijn?
• Dit is wat er bij mij speelt…; wat speelt er bij jou?

Stap 4: Het kwartje valt: Wat dient er zich hier aan?

Dit is het moment van oogsten. Ineens valt het kwartje en zie je wat hier nu nodig is. Het dient zich als het ware vanzelf aan. Je maakt een afspraak, waar iedereen een goed gevoel bij heeft en die je van tevoren niet zelf had kunnen bedenken.

Kernvragen die je helpen:

• Wat komt er ineens aan ideeën naar boven?
• Welke vervolgstap lijken we nu zo maar op een presenteerblad aangereikt te krijgen?
• Wat is er nu nodig?

Hiervoor is het nodig dat je:

• Meebeweegt met wat er zich aandient;
• Signalen herkent, die een begin van een oplossing kunnen zijn;
• Een zekere ontspannenheid en rust uitstraalt.

Concrete vragen die je kunt stellen:

• Als we naar de onderliggende belangen van de verschillende opties kijken, waartoe brengt ons dat?
• Hoe doorbreken we het patroon dat ons gevangen houdt?
• Wie kan ons het beste helpen bij het vervolg?

De vier stappen op een rij

Wanneer je afdaalt in de U, lukt het je! In 4 stappen hou jij zowel verbinding tussen de behoeftes en belangen van jezelf als de mensen met wie je in gesprek bent.

Samenvattend zijn dit de stappen die je zet:
Stap 1: Stel je oordeel uit
Stap 2: Benoem wat er feitelijk aan de hand is
Stap 3: Breng in kaart wat er leeft
Stap 4: Speel in op wat er zich aandient

Je creëert synergie en komt tot uitkomsten die je op voorhand niet had kunnen bedenken. Je gaat uit van ‘ik ben oké, jij bent oké’. Je verkent en verdiept in plaats van te oordelen, nog meer te gaan uitleggen of direct zelf met oplossingen te komen. Zonder dat je het vaak door hebt, dient zich ineens iets aan, wat houvast geeft voor het vervolg. Het kwartje valt.

Wat je zelf direct kunt doen

Je kunt deze vier stappen in elk gesprek toepassen. Ga uit van ‘ik ben oké en jij bent oké’ en voel hoe meer ontspannen je het gesprek ingaat. Neem je voor om dóór te vragen in plaats van te oordelen. Verken in het gesprek de belangen die aan de orde zijn. Zet ze op een rijtje, zonder deze te veroordelen. Zijn ze tegengesteld, waardeer dan beide tegengestelde belangen.