Voorzien van goede voornemens starten we het nieuwe jaar. Maar hoe vaak zijn die niet al in de tweede week van januari verdampt? Dat is nergens voor nodig. Het is mogelijk om je voornemens te realiseren. Maar dan moet je er wel wat voor doen. Ik reik een eenvoudig stappenplan aan, waarmee succes verzekerd is. Als voorbeeld verdiep ik het goede voornemen om het komend jaar meer en beter in dialoog te zijn.
Afvallen op nummer één van de top vijf
Volgens het Rapport Goede voornemens van Manuel Kaal is dit de top vijf van 2017:
- Afvallen (27 procent)
- Minder druk maken (25 procent)
- Meer sporten/meer bewegen (23 procent)
- Minder snoepen of snacken (19 procent)
- Zuiniger met geld omgaan (17 procent)
Toch zou ik de voorspelling niet aandurven dat we het komend jaar met z’n allen gezonder worden. In plaats daarvan gok ik dat het goede voornemen ‘afvallen’ ook in 2018 de lijst zal aanvoeren. Het patroon lijkt als volgt: we nemen ons voor om af te vallen en aan het einde van het jaar constateren we dat dat niet gelukt is, waarna we ons weer voornemen om af te vallen…
Een goed voornemen: meer in dialoog zijn
Is dit niet ook een pijnpunt bij veel leidinggevenden? Welke manager, directeur, teamleider, hoofd, voorzitter of bestuurder wil niet meer in verbinding zijn? Wie neemt zich niet voor om meer in dialoog te zijn? Ook hier doet zich eenzelfde patroon voor. We willen wel anders, maar slagen er niet in om onze woorden in daden om te zetten. Het voornemen om meer in dialoog te zijn verdampt, zodra we de eerste beer op de weg zien. In plaats van de dialoog aan te gaan grijpen we het geweer en gaan we in debat.
Van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam
Het helpt om vanuit de helikopter te kijken om te begrijpen wat er hier nu gebeurt. Zodra we een goed voornemen formuleren, realiseren we onszelf dat we onbekwaam zijn. We gaan dan van onbewust onbekwaam naar bewust onbekwaam. Die stap maken we relatief eenvoudig. Zeker wanneer we die al een aantal keren gezet hebben. De start van het nieuwe jaar werkt dan als een trigger. We zien een kans om opnieuw een poging te doen en pakken die met twee handen aan.
Herhaalde oefening met een feedbackloop
Meestal blijft het echter bij proberen en komen we niet tot resultaat. We onderschatten wat nodig is om van bewust onbekwaam naar bewust bekwaam te gaan. In het schema (Bron: rnrgroup_internet slideshare) zien we de verschillende stappen die je zet, wanneer je leert. Je gaat van onbewust onbekwaam (I) via bewust onbekwaam (II) en bewust bekwaam (III) naar onbewust bekwaam (IV). 
Van onbewust onbekwaam naar onbewust bekwaam
Zodra je aan de slag gaat, ben je nog onbewust onbekwaam (I). Je doet na en volgt instructies op. Wanneer je een vergadering wilt leren leiden, dan kijk je af hoe anderen het doen. Je krijgt ook tips. Dat je mensen welkom moet heten. Dat je aan het einde goed moet samenvatten. Zo groei en verbeter je je. Dan komt het moment dat je erachter komt dat er veel meer bij komt kijken dan dat je eerst hebt gedacht. Komen de verschillende opvattingen aan tafel wel voldoende aan bod? Voel ik de onderliggende sfeer en speel ik daar adequaat op in? Dat zijn vragen die je als voorzitter terugwerpen in bekwaamheid. Je realiseert je, dat het toch allemaal wat moelijker is. Je bent bewust onbekwaam (II). Dan is het moment gekomen om te leren via zelfinstructie. Je gaat met een opdracht een vergadering in. Je wilt dan bijvoorbeeld zorgen dat iedereen aan het woord komt of je wilt de onderlinge sfeer benoemen en onderdeel maken van het gesprek. Met vallen en opstaan leer en groei je. Je wordt bewust bekwaam (III). In het laatste stadium wordt het geleerde iets van jezelf. Je doet het als vanzelfsprekend zonder dat je erover hoeft na te denken. Je leert door herhaling, door anderen erover te vertellen en hén te coachen. Je bent onbewust bekwaam (IV).
Self-regulated-learning als houvast
Om van bewust onbekwaam naar bewust bekwaam te gaan, is dus gerichte en herhaalde oefening nodig, waarbij je een feedbackloop hanteert. Het is een PDCA (Plan, Do, Check, Act)-cyclus in het klein. Zo zorg je dat je van successen en fouten leert en je jezelf stap voor stap verbetert. Onderwijspsycholoog Barry Zimmerman biedt daartoe een houvast. Hij heeft tientallen jaren onderzoek gedaan naar de vraag hoe studenten succesvoller kunnen leren. Bij hem kunnen we dus gemakkelijk leentjebuur spelen. Zijn analyse kan ons helpen om de vraag te beantwoorden hoe je je voornemen kunt realiseren om meer in dialoog te zijn. Hij heeft een aanpak geformuleerd die hij ‘Self-Regulated-Learning’ (SRL) noemt.
Een aanpak met drie fases
Zimmerman onderscheidt drie fases. In de eerste fase maak je je plan. Noodzakelijk is dan dat je dat niet vaag laat, maar heel concreet maakt. ‘Meer in dialoog willen gaan’, is dan net als ‘willen afvallen’ absoluut ontoereikend. De tweede fase is de probeerfase. Je gaat het doen. Cruciaal is het, dat je bijhoudt hoe het gaat. Je maakt aantekeningen over je voortgang is en je beoordeelt jezelf. Tot slot reflecteer je in de derde fase hier weer op: noteer wat werkt en wat niet, ontdek welke beren je op je weg tegenkomt en hoe je die het beste vermijdt. Verfijn op basis daarvan je voornemens.
Een voorbeeld: de ander niet onderbreken
Deze aanpak werkt, zo is mijn ervaring. In mijn boek Groeien in leiderschap vertel ik erover. Om meer in dialoog te zijn nam ik me onder meer voor om anderen niet te onderbreken (eerste fase). Vervolgens bepaalde ik op voorhand per week zeven cruciale gespreksmomenten, waarin ik dit voornemen daadwerkelijk wilde laten zien. Het waren die gesprekken, waar ik de kans op afwijken van mijn voornemen het grootst achtte. Ik hield vervolgens bij in welke mate ik hierin succes had (tweede fase). Tot slot analyseerde ik wat mijn beren op de weg waren. Een van die beren bleek tijdsdruk te zijn. Dan neemt de neiging bij mij toe om de ander niet te laten uitspreken. Ik heb ontdekt dat ik het tijdsdrukprobleem gemakkelijk kan verminderen door het te benoemen. ‘Lukt het niet om er nu helemaal uit te komen, dan maken we een vervolgafspraak’, blijkt een opmerking die me helpt. Zeker wanneer ik die in het begin van het gesprek al maak. Inmiddels is mijn ervaring, dat die vervolgafspraak vaak helemaal niet nodig blijkt. Het gevoel van tijdsdruk blijkt vooral een beer in mijn hoofd.
Zesenzestig dagen oefenen is genoeg
Maar hoe lang moet ik dan werken aan mijn voornemen? Gaat dat een heel jaar duren? ‘Nee’, zegt Garry Keller in zijn boek 1 Ding, ’zesenzestig dagen is genoeg’. Het magische getal van zesenzestig dagen is de uitkomst van een onderzoek aan het University College in Londen. Studenten werkten aan bewegings- en voedingsdoelen en hielden de voortgang hiervan bij. De dag telde, waarop het vijfennegentig procent van de studenten gelukt was om zich de gewoonte eigen te maken. De resultaten varieerden van achttien tot tweehonderdvierenvijftig dagen, maar zesenzestig dagen bleek een kantelpunt. Hoe eenvoudiger de taken, des te minder dagen bleken nodig. Ingewikkeldere taken vroegen meer dagen.
Die zesenzestig dagen zijn goed haalbaar. Mijn oefening om anderen niet te onderbreken heb ik in die periode met gemak afgerond. Het is een vaste gewoonte van me geworden. Niet dat het voor honderd procent lukt, maar ik kom toch heel ver.
Elk kwartaal een goed voornemen realiseren
Dit levert een geweldig perspectief. Het betekent dat je per jaar zeker vier concrete doelen kunt realiseren. Als je nu begint, heb je medio maart enkele weken ‘vakantie’ en kun je per 1 april aan de volgende oefening beginnen.
Maak je voornemen concreet
Het is dus de hoogste tijd om aan de eerste fase te beginnen. Stel je wilt het komend jaar meer in dialoog zijn. Dan zijn er tal van mogelijkheden om dat concreet te maken. Ik geef een aantal voorbeelden:
- Ik onderbreek de ander niet
- Ik laat me onderbreken
- Ik zeg niet ‘Ik ben het niet met je eens’, maar probeer eerst de ander te begrijpen
- Ik vat samen wat de ander zegt, voordat ik mijn mening inbreng
- Ik ga niet tegenover iemand zitten, maar in een hoek van negentig graden
- Ik benoem wanneer ik iets niet begrijp
- Ik vraag door naar het probleem, wanneer iemand met een oplossing komt
- Ik kom niet eerst met een oplossing, maar benoem mijn zorgen
- Ik vraag waar de ander blij van wordt
- Ik vraag feedback op mijn bijdrage
Elk van deze voorbeelden kan in jouw situatie van toepassing zijn. Het gaat erom dat je een keuze maakt. Dat kan er natuurlijk ook één zijn, die niet in dit rijtje staat. Wat je ook kiest, beperk je tot één concreet voornemen.
Instrueer jezelf
Nu is het tijd voor actie. Je gaat de tweede fase in. Maak je zelfinstructie klaar. Bepaal hoe je het dagelijks of wekelijks inplant. Regel dat je prioriteit geeft aan het monitoren hoe het je vergaat. Borg ook alvast de derde fase door in je agenda aan te geven wanneer je reflecteert, je zegeningen telt, valkuilen onderkent en inziet hoe je die het beste kunt vermijden.
Zo ontstaat een vliegwiel
Zo kun je je in één jaar vier concrete gedragingen onder de knie krijgen. Is dat niet een fantastisch vooruitzicht? Je bent vaker vanzelfsprekend in dialoog. Mensen om je heen gaan dat ervaren en voelen zich uitgenodigd om datzelfde te doen. Zo ontstaat een vliegwiel dat jou zelf ook weer uitnodigt om aan de dialoog voorrang te geven.
Volgend jaar staat dan een heel ander voornemen in de top van je verlanglijstje. Uit ervaring weet je dan hoe je dat van woorden naar daden kunt brengen…
Wat je verder kunt doen
- Ken je collega’s voor wie dit artikel heel bruikbaar zou kunnen zijn? Stuur hen dan de link van dit artikel door.
Samen maken we van verbindend leiden de hoofdstroom!
Meer lezen
- Hoe je nieuwe vaardigheden leert in 8 stappen
- In welke van deze 4 niveaus van bekwaamheid ben je nu?
- Gedragsverandering in organisaties – hoe je deze 3 illusies vermijdt
Een eerste versie van dit artikel verscheen eerder als coverstory op www.managementsite.nl
