101+ Acties om (moeilijke) gesprekken in een dialoog te veranderen

(Leestijd 10 minuten)

Sommige gesprekken kunnen muurvast zitten. Je wilt een dialoog, maar juist het tegenovergestelde gebeurt: er is geen verbinding, je voelt tegenwerking in plaats van samenwerking en de energie loopt bij je weg. Welke interventie kun je dan ondernemen?

Ik heb een lijst gemaakt van 109 acties waaruit je kunt kiezen.

Het patroon doorbreken

Je hebt invloed. Hoe jezelf het gesprek ingaat, doet ertoe. Zeker wanneer gesprekken steeds ‘vast’ dreigen te lopen, is het van belang om het patroon te onderkennen. Wanneer je blijft doen, wat je altijd al deed, kun je geen andere uitkomst verwachten. Het gaat er juist dán om, dat je het patroon doorbreekt. Dat je een interventie doet, die leidt tot een ander gesprek.

Je richten op synergie

Ervan uitgaan dat je niet zelf de waarheid in pacht hebt, is de eerste stap. Je creëert namelijk ruimte, zodra je inziet dat de ander een inbreng heeft die er óók toe doet. Dan staat niet meer de tegenstelling centraal, maar richt je je op de synergie. Je vraagt je af hoe je recht kunt doen aan ieders opvatting en de verschillen kunt benutten.

Het vraagt om bewuste actie

Dat gaat niet vanzelf; het vraagt oefening. Het patroon doorbreken van een gesprek is nu eenmaal niet eenvoudig. Het is gedurende een lange tijd geworden tot wat het nu is. Je kunt dan niet zomaar even de knop omdraaien. Het vraagt een bewuste actie van je gedurende een langere periode. Onderzoek wijst uit dat het veranderen van je gedrag in gesprekken gemiddeld 66 dagen aan oefening vraagt.

Je verandert je mindset

Door je te focussen op één specifieke interventie krijgt het hele gesprek al direct een andere betekenis voor je. Dat is een geweldig groot voordeel. Stel dat je voor de interventie kiest om de ander niet te onderbreken en altijd te laten uitpraten. Doordat je je dat voorneemt, verandert de aard van het gesprek voor je. Doordat je erop gericht bent om de ander te laten uitpraten, heb je sowieso meer aandacht voor wat hij inbrengt. Je mindset is anders en dat voel je. En jij niet alleen. De ander voelt zich gehoord en krijgt vaak daardoor op zijn beurt meer aandacht voor jou.

Kies voor één dialoog actie

Je kunt een keuze maken uit onderstaande acties. Natuurlijk kun je er meerdere tegelijkertijd inzetten. Ga je oefenen dan is mijn advies om dat niet te doen en er slechts één uit te kiezen. Mijn ervaring is dat je dan het snelst tot succes komt. Zodra je die interventie vrijwel vanzelfsprekend toepast, stap je over op een volgende. Uitgaande van 66 dagen per actie kun je er zo per jaar vier tot vijf doen. Ik garandeer je, dat je gesprekken er dan echt anders uitzien.

Analyseer eerst het patroon

Kies dié actie die je het meest passend lijkt om een patroon te onderbreken. Wanneer je iedere keer in conflict met iemand raakt, terwijl je tegenover elkaar zit, dan kan het heel handig zijn om in een hoek van negentig graden te gaan zitten. Merk je dat de ander je vaak onderbreekt waarna jij dat steeds afkapt, kies dan voor de interventie om je te laten onderbreken. Ga je de bezwaren van de ander steeds weerleggen, durf het dan aan om te verkennen hoe deze bezwaren van dienst kunnen zijn. Op basis van een analyse van het gesprekspatroon kun je zo dus relatief eenvoudig voor een actie kiezen.

Hier zijn 109 mogelijke acties:

Voorbereiding

1. Ik kijk uit naar het gesprek.
2. Ik zie elke vergadering als een ontmoeting van mensen.
3. Ik vraag me af, wie hier nog meer bij betrokken dient te zijn.
4. Ik glimlach omdat ik me realiseer hoe mooi het is dat we samenkomen en samen mogen werken.
5. Ik ga uit van het positieve; dat het ons samen gaat lukken.
6. Ik luister voorafgaand aan het gesprek naar mijn speellijst met optimistische muziek.
7. Ik neem enkele diepe buikademhalingen, die ik bewust waarneem.

Opstelling

8. Ik organiseer een opstelling die gelijkwaardigheid, wederkerigheid en verbinding stimuleert.
9. Mijn hoofd is op dezelfde hoogte als dat van de ander.
10. Ik ga niet tegenover iemand zitten, maar in een hoek van negentig graden.
11. Wanneer ik niet de leiding beoog, kies ik een positie die niet in het centrum is.

De ander zien

12. Ik straal uit dat de ander ertoe doet en belangrijk is.
13. Ik ben vriendelijk.
14. Ik ken de ander en noem hem bij zijn naam.
15. Ik ben begaan met de ander.
16. Ik zeg wat ik waardeer in de ander en geef een compliment.
17. Ik zorg dat iedereen zich door mij gezien weet.
18. Ik neem de ander serieus, ook als hij geheel andere opvattingen heeft.
19. Ik stem mijn taal af op die van de ander.
20. Ik sluit aan bij de interesses van de ander.
21. Ik geef ruimte, respect en aandacht.
22. Ik vraag waar de ander blij van wordt.
23. Ik benoem successen en stimuleer dat we dat vieren.

Aanwezig zijn

24. Ik zet mijn telefoon uit en kijk er niet op.
25. Ik houd mijn aandacht bij het gesprek en ga niet dwalen met mijn gedachten.
26. Zodra me iets invalt, dat ik niet wil vergeten, schrijf ik het op voor later in het gesprek, en luister ik geconcentreerd verder.
27. Ik ben met mijn gedachten bij wat de ander inbrengt, niet bij wat ik dadelijk misschien ga zeggen.
28. Ik geef al mijn aandacht aan het gesprek en maak me geen zorgen over het resultaat.
29. Wanneer ik denk ‘waar zijn we nu in godsnaam mee bezig?’, benoem ik wat me bezighoudt en vraag ik tegelijkertijd aan anderen hoe zij erin staan.

Samen

Meervoudigheid

30. Op bijdrages van anderen reageer ik welwillend door door te vragen
    en te verkennen.
31. Ik ben nieuwsgierig naar wat anderen inbrengen.
32. Ik geniet wanneer andere mensen andere ideeën hebben.
33. Ik bevorder dat we ieders talent zoveel mogelijk aanspreken.
34. Ik geef ruimte aan meerdere waarheden.
35. Ik stimuleer en waardeer initiatieven.
36. Ik luister.
37. Ik stel vragen.
38. Ik vraag door.
39. Ik ervaar geen weerstand; andere opvattingen, kritiek, klachten zijn energie.
40. Ik vat samen wat de ander zegt, voordat ik mijn mening inbreng.
41. Ik bied ruimte voor suggesties, meningen, feedback en discussie.
42. Ik pas mijn gedrag aan, indien ik merk dat anderen er moeite mee hebben (zonder dat ik daarmee mijn eigenheid verlies).
43. Ik stimuleer het verkennen van alternatieven.
44. Ik stimuleer dat anderen waarde kunnen toevoegen.

Meningsvorming

45. Ik wil begrijpen waarom iemand voor een bepaalde opvatting kiest.
46. Ik vraag door naar andermans beweegredenen, zodat ik hem leer te begrijpen.
47. Ik kan meevoelen met de ideeën en verlangens van de ander.
48. Ik ben dankbaar voor elk bezwaar en zie het als een mogelijkheid tot verdieping en verbetering.
49. Ik vraag door naar het probleem, wanneer iemand met een oplossing komt.
50. Ik kom niet eerst met een oplossing, maar benoem mijn verlangen.
51. Ik kan mijn eigen ideeën gemakkelijk even opzijzetten.
52. Ik gebruik vragen en suggesties als informatiebron.
53. Ik luister eerst, voordat ik oordeel.
54. Ik laat mijn overtuiging los, indien anderen met goede ideeën komen.
55. Ik ga op zoek naar dieperliggende motieven, die we samen delen.

Afronding

56. Ik zorg dat er voor ieder helder is wat afgesproken is en wat ieder nu gaat doen (of laten).
57. Bij de afronding benoem ik wat ik in het gesprek gewaardeerd heb.
58. Ik neem afscheid met een glimlach en oogcontact.

IK

Mijn inbreng

59. Ik ben nederig en gebruik de kracht van het buigen.
60. Wanneer ik ernaast zit, geef ik dat ruiterlijk toe.
61. Ik ben eerst en vooral duidelijk over mijn eigen tekortkomingen voordat ik die van de ander benoem.
62. Ik gebruik de kracht van het geven.
63. Ik benoem wanneer ik iets niet begrijp.
64. Ik vraag advies.
65. Ik spreek mijn zorgen en twijfel uit en vraag om hulp.
66. Ik ben eerlijk en duidelijk in mijn verwachtingen.
67. Ik deel mijn ideeën ook al ben ik er niet zeker van.
68. Ik vertel eerlijk dat ik ook het ook niet zeker weet.
69. Wanneer ik mijn mening geef, vertel ik mijn waarom erbij.
70. Ik voeg waarde toe.
71. Ik creëer energie.
72. Ik breng wat er bij mij speelt en leeft respectvol in.
73. Ik vertel (met respect) wat ik ervan vind, ook al is dat volstrekt tegen de stroom in.

Werkwijze

74. Ik pauzeer even voordat ik spreek.
75. Ik onderbreek de ander niet.
76. Ik laat me onderbreken.
77. Wanneer de ander mij onderbreekt, laat ik hem uitspreken en toets eerst of ik hem goed begrepen heb; daarna voeg ik mijn eigen opvatting eraan toe.

Gevoel

78. Wanneer het anders gaat dan ik verwacht had, sta ik daar voor open.
79. Wanneer iets me raakt, dan vertel ik dat.
80. Wanneer ik denk dat iemand geraakt is, dan vraag ik ernaar.
81. Ik ben alert op wat ik zie, voel, doe en luister naar mijn intuïtie.

Feedback en leren

Feedback

82. Ik vraag feedback.
83. Ik geef feedback aan de ander in verbinding met hem.
84. Ik ben blij met commentaar.
85. Ik stimuleer dat anderen feedback (complimenten en/of kritiek) geven
86. Ik geef feedback (en help) in plaats van kritiek (en veroordeel).
87. Gaat er iets fout, dan regel ik snel een evaluatiemoment (en laat het niet slepen).
88. Wanneer ik kritiek voel op de ander, ga ik op zoek naar dat wat dat over mij zelf zegt.
89. Wanneer ik kritiek krijg van de ander, ga ik op zoek naar het talent van de ander dat de herkomst vormt voor deze kritiek.
90. Ik vertel de ander hoe ik hem ervaar.

Leren

91. Ik leer van fouten die ik maak.
92. Ik laat me door anderen motiveren, informeren en steunen.
93. Ik bouw een evaluatiemoment in en stimuleer dat we samen leren van goede punten en punten die beter kunnen.
94. Wanneer ik een ontevreden gevoel heb, geef ik daar anderen niet de schuld van, maar weet ik dat ikzelf aan zet ben (het is immers mijn gevoel).
95. Als het kan, ben ik enthousiast over de fouten die (ik) we maken, omdat (ik) we er zoveel van leren.
96. Ik verwelkom fouten van anderen als een cadeautje om van te leren.
97. Ik kijk eerst naar mijn eigen gedrag – wat kan ik doen? – wanneer iets niet gaat zoals ik zou willen.
98. Ik kan om mezelf lachen en neem me niet al te serieus.

Anders doen

99. Ik zeg niet als reactie: ‘Ik hoor wat je zeg’ om daarna mijn eigen inbreng te doen, maar ik vat de inbreng van de ander samen en toets of ik hem goed begrepen hebt. Daarna voeg ik pas mijn eigen inbreng hier aan toe.
100. Ik zeg niet ‘Ik ben het niet met je eens’, maar probeer eerst de ander te begrijpen en leg mijn opvatting er dan naast.

Niet meer doen

101. In plaats van te schreeuwen praat ik zacht.
102. In plaats van mezelf te verdedigen, indien iemand me een verwijt maakt, ga ik mee met de verstoring die heeft plaats gevonden.
103. In plaats van te sjoemelen met woorden ben ik duidelijk.
104. In plaats van te paaien (beloven en niet nakomen) vertel ik wat ik wel en niet kan.
105. In plaats van te spinnen (in mijn voordeel draaien) erken ik mijn tekortkoming.
106. In plaats van te intimideren geef ik de ander ruimte.
107. In plaats van boven iemand te gaan staan, sta ik schouder aan schouder.
108. In plaats van de waarheid in pacht te hebben ben ik geïnteresseerd in de waarheid van anderen.
109. In plaats te beschuldigen, benoem ik wat ik constateer.

Heb je nog een aanvullende actie?

Natuurlijk is deze lijst niet volledig. Het kan heel goed zijn, dat je een actie mist die jezelf veel heeft geholpen.

Laat je het me dan weten?

Je kunt het hieronder in het commentaar zetten of een e-mail sturen naar frans.wilms@leiderschapsdomeinen.nl. Ik zal de lijst vervolgens aanvullen. Zo bouwen we samen aan praktisch gereedschap dat helpt om ervoor te zorgen dat we via dialoog zorgen dat ieder ertoe doet en we elkaars krachten versterken.

Wat je verder kunt doen

• Ken je collega’s voor wie dit artikel heel bruikbaar zou kunnen zijn? Stuur hen dan een link van dit artikel door.
• Heb je feedback of suggesties voor mij of voor medelezers, gebruik dan het commentaarveld onder het artikel om je commentaar te geven.

Samen maken we van verbindend leiden de bovenstroom!

Meer lezen

• Hoe je met een simpele actie je gedrag verandert
• Hoe kun je debat vermijden en in dialoog komen
• Omdenken in drie stappen: van debat naar dialoog
• Hoe je een vliegende start maakt bij een moeilijk gesprek
• Hoe je nieuwe vaardigheden aanleert in 8 stappen
• Een dialoog is niet altijd eenvoudig
• Hoe je met verbindend onderhandelen tegenstellingen overbrugt
• In verbinding blijven met de ander en met jezelf
• Hoe reageer je in momenten van de waarheid?
• Hoe je met snelle oplossingen verbinding verliest
• Hoe je voorkomt dat je bij kritiek gaat drammen
• Zo beïnvloed je succesvol het gedrag van anderen met de Roos van Leary

 

• Lezen in de bronnen van dit artikel:
  • Happy Worker (2000) (Yolanda Eijgenstein):
  • How to win friends and influence people (1936) Dale Carnegie;
  • The Charisma Myth (2012) Olivia Fox Cabane;
  • Groeien in leiderschap (2016) Frans Wilms.